The confirmation bias in us

Jack Kruf

Some things are remarkable and for most leaders and managers hidden or simply unnoticed. One of them is confirmation bias. Within science and literature, it is described, researched and elaborated over and over again, throughout history in fact, beginning with the Greek historian Thucydides (Dent, 1910). He wrote:

… for it is a habit of mankind to entrust to careless hope what they long for, and to use sovereign reason to thrust aside what they do not fancy.”  

The definition of Haselton et al. (2005): a systematic pattern of deviation from norm or rationality in judgment. It ads to this the interpretation:

Individuals create their own “subjective reality” from their perception of the input. An individual’s construction of reality, not the objective input, may dictate their behavior in the world. Thus, cognitive biases may sometimes lead to perceptual distortion, inaccurate judgment, illogical interpretation, or what is broadly called irrationality.

Generally spoken we, humans, have some ’embedded heuristics’ which Daniel Kahneman and Amos Tversky described as ‘highly economical and usually effective but lead to systematic and predictable errors’. It is an aspect to be aware of when chairing or participating in a meeting. It is mentioned as a key driver in risk management theories. It can creep into the discussion and decision making process, staying unnoticed and dressed as humor, good-spirit, support, collegiality and optimism.

This steering mechanism in our brains can be defined according to Cambridge Dictionary “as the way a particular person understands events, facts, and other people, which is based on their own particular set of beliefs and experiences and may not be reasonable or accurate.”

Confirmation bias is also about the internal “yes man“, echoing back a person’s beliefs like Charles Dickens‘ character Uriah Heep in his book David Copperfield. Uriah, the clerk is “cloying humility, obsequiousness, and insincerity, making frequent references to his own ‘humbleness’” (Wikipedia).

In a short but excellent video Jason Zweig (2009) explains how this mechanism is related to the handling of our own stocks and investments, this in addition to his article. Confirmation bias is all over the place in the stock-market. It is studied extensively. Zweig gives advice on how to ignore the yes-man in our heads.

Social psychologist Richard Stanley Crutchfield discovered that 1/3 of the people ignored what they saw and went with the consensus. People within a research experiment (and this has been done over and over again) al agreed on a certain question when they were not exposed to the answers of others. But when they heard that every one of their group disagreed (before they gave their judgment), 31 to 37 percent said they did not agree!

Solomon Asch (Gardner, 2009) also concluded later in new experiments,  that “overall, people conformed to an obviously false group consensus one-third of the time”. Inline with what Crutchfield discovered earlier. Gardner concludes:“We are social animals and what others think matters deeply to us… we want to agree with the group” and “it certainly is disturbing to see people set aside what they clearly know to be true and say what they know to be false.”

From the evolutionary perspective there is the human tendency to conform is not so strange. We are gregarious after all. It is the survival perspective to best to follow the herd. Gardner: “We also remain social animals who care about what other people think. And if we aren’t sure whether we should worry about a certain risk, it matters where other people are worried about seem to make a huge difference.”

The other way around though is that also the government is sensitive for anchoring. Governments anchor on popular opinions. It influences the way they respond. And this mechanism could be at the basis of the rising populistic wave on which political parties surf their campaigns and public leaders base their decisions upon. Reading the news and following the political debates, it becomes clear that scientists have found and described realistic and fundamental mechanisms of us. We know how predictable we are, but often do not want to know about this.

Cas Sunstein (Gardner, 2009) elaborated the consequence of this mechanism on an individual level when information is coming in. He concluded that belief causes confirmation bias, and therefor in-coming information is screened thoroughly. If it supports the own conviction the incoming information is readily accepted. If not, it is ignored, scrutinized carefully or flatly rejected. Isn’t this recognisable in the debates we share, attend and see in the media by some leaders (in fact the wrong word). And isn’t this a mechanism we recognise in ourselves. Let us be honest.

Being aware of this bias, as Kahneman and Tversky stated (1974a), could contribute to improved public governance:

understanding of these heuristics and of the biases to which they lead could improve judgments and decisions in situations of uncertainty’. For me is knowing that 1/3 of the people in a meeting could have an interesting view – which is not shared due to confirmation bias (or possible group consensus, which actually can develop in every meeting –  a true eye-opener. And a personal conviction to find a way to get the best out of each meeting by creating an open mind setting and safety within the group. It can and may not be that precious knowledge, enriching experiences or clear views are getting lost in the melee of the groups dynamic.”

So, creating space for each individual in the battle of the group process is crucial. It is a challenging task. More than that, a renaissance for the individual.

Bibliography
Cambridge Online Dictionary.

Dent, J. M. (1910) Thucydides. The Peloponnesian War. London, New York: E. P. Dutton.

Dickens, C. (1850) The Personal History, Adventures, Experience and Observation of David Copperfield the Younger of Blunderstone Rookery. London: Bradbury & Evans.

Gardner, D. (2009) Risk: The Science and Politic of Fear. London: Virgin Books.

Haselton M., Nettle D., Andrews, P. (2005) The evolution of cognitive bias. In Buss DM (ed.). The Handbook of Evolutionary Psychology (PDF). Hoboken, NJ, US: John Wiley & Sons Inc.

Kahneman, D. & Tversky, A. (1974a) Jugdement under Uncertainty: Heuristics and Biases. Science, Volume 185, pp. 1124-1131

Kahneman, D. & Tversky, A. (1974) Jugdement under Uncertainty: Heuristics and Biases. Science, Volume 185, pp. 1124-1131

Sunstein, C. (2005) Laws of Fear: Beyond the Precautionary Principle Principle. Cambridge: Cambridge University Press.

Wikipedia, Uriah Heep. https://en.wikipedia.org/wiki/Uriah_Heep

Wikipedia. Cognitive bias. https://en.wikipedia.org/wiki/Cognitive_bias

Zweig, J. (2009) How to ignore the yes-man in your head. Wall Street Journal. New York:  Dow Jones & Company.

Picture: Kruf, L. (2005) Twist. Breda: private collection.

Risicomanagement is een vorm van topsport

Vincent Jeitler

Volgens Kruf (red.: in zijn bijdrage aan Wat als?, een uitgave van VNG Risicobeheer) krijgt risicomanagement niet de bestuurlijke aandacht die het verdient. “Bestuurders zien het vaak als iets negatiefs. Mensen denken graag optimistisch, praten over kwetsbaarheden past daar niet in.”

Kruf wil een lans breken. “Risicomanagement leidt juist tot succes, het helpt bijvoorbeeld om collegedoelen te realiseren. Ik vergelijk risicomanagement vaak met topsport. Kijk naar een Tom Dumoulin of Max Verstappen. Samen met hun team kijken ze wat nodig is om de race te winnen en hoe ze eventuele kwetsbaarheden kunnen ondervangen. Ze laten niets aan het toeval over. Hun drive is om continu te verbeteren in processen, voeding, materialen enzovoorts. Ze willen immers zo goed mogelijk kunnen presteren.”

Ook Tom en Max doen aan risicomanagement

Risicomanagement staat voor Kruf gelijk aan secuur, respectvol én vooral zorgvuldig besturen. “Het is eigenlijk een vorm van topsport. Ieder college wil toch dat zijn programma optimaal en daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Risicomanagement voorkomt missers en tegenvallers én helpt bestuurders realiseren wat ze aan hun inwoners hebben beloofd.”

Van weerstandsparagraaf naar paragraaf besturing

Als gemeentesecretaris heeft hij de invoering van de weerstandsparagraaf van dichtbij meegemaakt. “Het was een eerste stap in het integraal denken over risicomanagement binnen regionale en lokale overheden. De weerstandsparagraaf heeft echter vooral een financieel en verdedigend karakter. De berekening van het weerstandsvermogen is erg academisch en wordt door veel raadsleden, bestuurders en ambtenaren nauwelijks begrepen. Het leidt tot vaak vreemde discussies bij de begrotingsbehandeling”, legt Kruf uit.

“Alle kennis is in en rondom het gemeentehuis aanwezig om tot goede sturing te komen. De kunst is de systeemwereld van de overheid open te stellen voor en te verbinden met de leefwereld van de samenleving. Dan komen er mooie oplossingen. De gemeente is immers zelf radar in een groter geheel. Dialoog zorgt ervoor dat deze energie vrijkomt”, benadrukt hij.

Mede daarom pleit hij namens PRIMO voor de invoering van een zogeheten bredere ‘Paragraaf Besturing’. Uit onderzoek blijkt namelijk dat één van de risico’s voor bijvoorbeeld budgetoverschrijding of het niet halen van doelen van collegeprogramma’s ‘het besturen’ zelf is. “Slechts 12% van alle plannen komt tot uitvoering. Dat is weinig effectief en verspilling van middelen”, zegt Kruf. Hij pleit ervoor om inhoud en besturing dichterbij elkaar te brengen, veel dichter dan vaak nu het geval is.

De nieuwe paragraaf zou volgens PRIMO vóóraf moeten vastleggen hoe de (be)sturing van het college- programma eruitziet, bijvoorbeeld welke rol maatschappelijke partners hierin kunnen en moeten spelen en wat voor soort leiderschapsstijl van bestuurders daarbij past. “Iedere opgave vraagt immers om een andere aanpak. Zo is voor de energietransitie een verbindende leiderschapsstijl naar bedrijfsleven en maatschappelijke partners nodig, terwijl cybersecurity gebaat is bij ‘blauwe’ leiders. Door nadrukkelijker de inhoud en de besturing aan elkaar te koppelen, verklein je de risico’s – de afwijkingen van het beoogde – en vergroot je de kans dat je als gemeente daadwerkelijk raak schiet met plannen en projecten”, zegt Kruf stellig.

Einsteins theelepeltje

Om te komen tot een dergelijke paragraaf, heeft PRIMO – ook Europees – een raamwerk met concrete vragen en aandachts- punten voor besturen opgesteld. Dit heeft zij gedaan samen met leden en experts binnen haar netwerk. Dit raamwerk helpt om programma’s en projecten effectief en doelmatig uit te voeren.

“Een college zou bij een nieuw programma zijn gemeentesecretaris en concerncontroller als eerste moeten betrekken om de Paragraaf Besturing te schrijven”, vindt Kruf. Immers, gemeentesecretarissen en concerncontrollers hebben als eerste adviseurs bij uitstek het overzicht over alle onderwerpen én inzicht in het totale krachtenveld.

Kruf gaat verder: “Zij weten hoe inhoud en besturing gekoppeld kunnen worden en wat daarvoor nodig is. Of zoals Einstein het ooit zei: ’in een theelepel zit genoeg energie om een grote stad een jaar lang te kunnen verlichten. De kunst is om het eruit te krijgen’.” Diezelfde energie zit volgens Kruf vaak opgesloten in de betrokkenen: ambtenaren, burgers en bedrijven.

Dialoog zorgt ervoor dat energie vrijkomt

“Alle kennis is in en rondom het gemeentehuis aanwezig om tot goede sturing te komen. De kunst is de systeemwereld van de overheid open te stellen voor en te verbinden met de leefwereld van de samenleving. Dan komen er mooie oplossingen. De gemeente is immers zelf radar in een groter geheel. Dialoog zorgt ervoor dat deze energie vrijkomt”, benadrukt hij.

Het raamwerk van PRIMO helpt deze energie beter te ontsluiten en effectiever te richten. “Uiteindelijk is het aan ieder college en elke gemeenteraad om niet alleen in control te zijn, maar ook te komen tot het beloofde resultaat én dat liefst zo effectief moge- lijk. Middelen zijn schaars en belastinggeld moet optimaal worden besteed.” Kruf geeft een impressie van de vragen die in het raamwerk aan bod komen en die dus vóóraf besproken moeten worden.

___________

10 Vragen voor iedere bestuurder en elk college

        1. In hoeverre is het plan financieel uitvoerbaar en wat zijn de mogelijke financiële risico’s die we lopen?
        2. Welke ontwikkelingen kunnen zich voordoen tussen start en finish en met welke scenario’s moeten we rekening houden?
        3. Kennen wij de problematiek van onze inwoners en organisaties goed genoeg om te kunnen sturen? Hoe adequaat zijn onze diagnoses eigenlijk?
        4. Hoe verbinden wij voortdurend de wereld van de gemeente met de wereld van onze doelgroepen en wat betekent dat voor onzemanier van werken?
        5. Wat pakken we als gemeente op en wat laten we aan de samenleving?
        6. Hoe nemen en tonen wij verantwoordelijkheid voor het wel en wee de stad, haar organisaties en burgers en welke leiderschapsstijl past daarbij?
        7. Wat is nodig in capaciteit en kwaliteit om de bestuurlijke ambities daad- werkelijk uit te kunnen voeren?
        8. Hoe werken we samen met hogere en lagere overheden om onze doelen te realiseren?
        9. Hoe werken wij samen met en sturen wij op partners in de keten, zoals maatschappelijke organisaties, bedrijven, investeerders, wetenschap en onderwijs?
        10. Op welke global goals sturen wij eigenlijk en welke global risks zijn van toepassing op onze gemeente?

___________

Juichend over de finish

Over enkele jaren volgt de invoering van het bestuurlijke ‘in control statement’. In plaats van een accountant moet het bestuur zelf laten zien dat het ‘in control’ is door een verklaring af te geven voor zijn eigen werkwijze en sturing als verantwoording aan kiezer en samenleving. Daarmee wordt de koppeling van inhoud, besturing en bedrijfsvoering een logische volgende stap.

“Juichend over de finish komen is toch de droom van iedere bestuurder”, stelt Kruf. “Dit betekent immers succes. Dus moet je als college nadenken over wat er nodig is om winnend over de streep te komen.” Volgens hem verdient het management van publieke risico’s die verbonden zijn aan zaken zoals klimaatverandering, cybersecurity, maatschappelijke zorg en effectieve energietransitie een plek aan elke college- en managementtafel.

“Dialoog aan de top gaat niet alleen over doelen, maar ook over mogelijke, acceptabele en niet-acceptabele afwijkingen en de daarvoor benodigde sturing. Deze dialoog bevordert de professionaliteit, veerkracht en weerbaar- heid van alle betrokken organisaties. Risicomanagement betekent niets aan
het toeval willen overlaten, secuur werken, over de juiste informatie beschikken, durven innoveren, weten wat de gevolgen voor de samenleving zijn, deze onder ogen durven zien en je plek daarin vinden. Kortom, het is leiderschap tonen en alles aangrijpen om te willen verbeteren, om te willen winnen. Een vorm van topsport dus. Zo bezien is risicomanagement best een sexy onderwerp”, glimlacht Kruf.

Bibliografie

Jeitler, V. en Nan, M. (red.) (2018) Wat als?. Den Haag: VNG Risicobeheer.

Focus

What a beauty it is, the Morus bassinus L.: the Northern gannet or Jan-van-Gent (NL) or Fou de Bassan (F) or Basstölpel (D) or Alcatraz atlántico (E). I like this diversity of names, showing how differently the bird is perceived in trait, behaviour, habitat or niche.

The scala of names given to one species – this is in fact throughout the complete domains of fauna, flora and fungi – underlines the cultural differences between folk and country. And that is good. It broadens the understanding of the essence of living beings. It is good to have Carl Linnaeus for the common understanding.

This bird dives with a speed up to 190 km/hr into the sea, to catch what it needs to live and prosper. What a focus. And the colours. Oh, those colours. Almost art. I found the drawing from my notebook on our way (with my girls) to Scotland in 2005. On the ferry we witnessed a rain of arrows falling from the sky. Quite a spectacular view.

Bibliography
Kruf, J.P. (2022) Jan-van-Gent [fine art print]. Breda: private collection.

Through woven woods

Every day I read a million news articles, I listen to a million talk shows, I watch a million documentairies, I scan a million scientific publications, I receive a million social media messages, I think about a million promises by our leaders, I see a million best pictures, I learn about a million frameworks, methods and models, I see a million pictures of happy people at a million conferences with a million of flowers, certificates, honours and medals, I cry a million tears for them dying from poverty and hunger, I wonder about a million leafs falling again and again and I keep a million hopes alive.

I sit quietly beside Frodo on the floor of the deep forest after Galadriel has left us. I listen to a million echoes around me and just wonder about the world and what to do next.

Through woven woods in Elvenhome
She lightly fled on dancing feet,
And left him lonely still to roam
In the silent forest listening.

– J.R.R. Tolkien, The Lord of the Rings.

 

Picture: Kruf, J.P. (2019) Snow Forest [fine are print]. Breda: Private collection.

“Mijn onbegrijpelijke overheid”

Jack Kruf

Enkele passages uit het Jaarverslag 2012 van de toenmalige Nationale ombudsman Alex Brenninkmeijer †. Zij zijn anno 2022 nog steeds actueel. Er lijkt niet veel te zijn veranderd in wat de overheid daadwerkelijk levert aan haar burgers, sterker het lijkt er erger op geworden. De conclusies zijn direct en helder geformuleerd. Quote:

“Voor mijn jaarverslag over 2012 wilde ik graag weten tegen welke problemen burgers in hun contacten met de overheid aanlopen. Deze vraag heb ik daarom aan een brede kring van mensen uit de praktijk voorgelegd: advocaten, sociaal raadslieden, belastingadviseurs en een ruime groep van andere intermediairs.

De drie belangrijkste oorzaken bleken een slecht werkende bureaucratie, complexe wetgeving en een gebrek aan inlevingsvermogen. Deze en andere oorzaken maken dat burgers de overheid vaak als onbegrijpelijk ervaren. Dit werd dan ook het thema van het jaarverslag: Mijn onbegrijpelijke overheid.

Tussen de overheid en burgers bestaat een voortdurende spanning waarvan de betekenis door de overheid vaak miskend wordt. Deze spanning wordt veroorzaakt doordat de overheid voor een belangrijk deel van andere waarden uitgaat dan burgers.

Voor de overheid staan «systeemwaarden» voorop, terwijl voor burgers menselijke waarden vaak zwaarder wegen. De overheid, die is opgebouwd uit talloze organisaties, streeft ernaar om in al haar onderdelen haar taken binnen de wettelijke en financiële kaders efficiënt uit te voeren. Rechtmatig, financieel verantwoord en efficiënt zijn kernwaarden voor de overheid.

Voor de overheid vormt een laat antwoord op een verzoek van een burger bijvoorbeeld een managementprobleem; een probleem van een niet-optimaal werkende bureaucratie. En welke bureaucratie werkt zonder fouten? Voor burgers vormt een laat antwoord een bron van zorg, van ergernis en uiteindelijk een teken van onachtzaamheid van de kant van de overheid. De spanning tussen mens en systeem is een kernthema voor de Nationale ombudsman. Deze spanning heeft meerdere oorzaken:

    • De overheid heeft voor het uitvoeren van haar taken de medewerking van de burger nodig, maar deze snapt op zijn beurt niet waarom, waardoor zij elkaar vaak moeilijk kunnen vinden.
    • De papieren werkelijkheid van wetten en regels verhoudt zich moeilijk tot de werkelijkheid van de uitvoering.
    • De overheid maakt gebruik van systemen die moeilijk passen bij de grote verscheidenheid van individuele burgers.

De complexiteit van de overheid maakt het voor de burger, zeker voor de laagopgeleide, lastig om onze bureaucratie te begrijpen en ermee om te kunnen gaan. Maar zelfs hoger opgeleide burgers en ambtenaren zelf hebben moeite om de overheid te begrijpen. Dit knelt, zeker in tijden van bezuinigingen en economische crisis waarin het beroep van de burger op de overheid toeneemt.

    • 67% van de ondervraagde intermediairs geeft aan dat de belangrijkste bron van problemen voor hun cliënten te maken heeft met werk en inkomen.
    • En dat deze problemen volgens 82% van hen in de afgelopen twee jaar zijn toegenomen. De behoefte van burgers in crisistijd aan financiële ondersteuning is merkbaar toegenomen.
    • Op de vraag of de bezuinigingen van invloed zijn op de kwaliteit van de dienstverlening, gaf 77% aan dat die kwaliteit bij de overheid is afgenomen.”

De belangrijkste oorzaken samengevat van de spanning tussen de overheid – als systeem – en de leefwereld van de burger.

    • De overheidssystemen zijn zelf complex en regelmatig zijn meerdere overheidsorganisaties tegelijk betrokken bij één onderwerp dat de burger raakt. Vaak zijn het slechts specialisten op een bepaald onderwerp die precies weten hoe het beleid in elkaar zit en in de praktijk moet worden toegepast.
    • Bureaucratie.
    • Onvoldoende inlevingsvermogen.
    • Wet- en regelgeving zijn complex en daarbij verandert wetgeving steeds. Op de levensdomeinen als wonen, werken en familieleven, waar bijna alle burgers wel mee te maken hebben, is een aantal complexen van wet- en regelgeving van toepassing dat slechts door een groep experts goed begrepen wordt.” (einde quote)

Het rapport bood en biedt wederom handvatten voor aanpassing van de besturing en wellicht ook voor de bestuurskundige benadering van het openbaar bestuur in Nederland. Wij doen iets niet goed. Het moet beter, veel beter. Wellicht een uitdaging voor de wetenschap bestuurskunde. dit nader te onderzoeken. Wellicht kan daarbij dit rapport dan ook ook als wetenschappelijke bron worden beschouwd. Brenninkmeijer komt beslagen ten ijs.

Bibliografie

Brenninkmeijer, A.F.M. (2013). Jaarverslag 2012: Mijn onbegrijpelijke overheid. Den Haag: Nationale Ombudsman.

Download Jaarverslag 2012 NL Ombudsman

Website Nationale Ombudsman