De Grondwet en ‘oud en nieuw’

Jack Kruf

Het lijkt nog ver tot aan oud en nieuw. Maar toch, het eerste bestuurlijk overleg op het gemeentehuis van Fort Auvergne heeft inmiddels plaatsgevonden. De afgelopen maanden is er goed gesproken met de bewoners van de stad. Burgemeesters en wethouders weten immers: “regeren is vooruitzien”.

Het college heeft er de Grondwet voor het Koninkrijk der Nederlanden van 24 augustus 1815 er nog eens op nagelezen. Het besluit van dit innemend en helder denkend bestuur heeft besloten dat er géén vuurwerk mag worden afgestoken in de nacht van Oud en Nieuw 2022/2023.

Er zijn, aldus het college, meerdere artikelen die een dergelijk verbod rechtvaardigen, maar het is vooral de overweging dat het borgen van schone lucht prioriteit heeft. Het bestuur is van mening dat bovendien de gezondheid van de inwoners van de stad op de eerste plaats komt en dat milieuvervuiling op grote schaal te allen tijde voorkomen dient te worden. Zij beroept zich daarbij op met name de volgende artikelen in de Grondwet:

Artikel 21 “De zorg van de overheid is gericht op de bewoonbaarheid van het land en de bescherming en verbetering van het leefmilieu.”

Artikel 22, lid 1 “De overheid treft maatregelen ter bevordering van de volksgezondheid.”

Het college verwacht een goed samenzijn van de bewoners rond middernacht. Het besluit krijgt bijval van het overgrote deel van de bevolking. Zoals een inwoner het verwoordt: “Eindelijk kunnen we weer schoon en veilig de straat op met Oud en Nieuw. Ik verwacht een geweldig samenzijn met veel zang en dans. Zoals het ooit was. Weer ruimte voor echte ontmoeting. Dat is wat ik zeg: krachtig leiderschap van onze bestuurders.” Hij verzucht: “De sterrenhemel … wat een vooruitzicht.”

Making Public Organizations Work

Bert George |Borgerhoff & Lamberigts

Publieke organisaties zijn belangrijk, nu meer dan ooit. Of het nu gaat om ziekenhuizen die ons gezondheidszorg bieden, scholen die ons onderwijs bieden, politieagenten die onze straten veilig houden, musea die ons cultureel erfgoed beschermen, er zijn tal van voorbeelden te geven van de wijze waarop publieke organisaties ons dagelijks leven beïnvloeden. Maar het runnen van publieke organisaties is complex en de verwachtingen ten aanzien van deze organisaties zijn nog nooit zo hoog geweest – ze moeten efficiënt en effectief zijn, kwalitatief hoogwaardige en rechtvaardige diensten leveren, en ontvankelijk zijn voor de burgers die ze dienen.

Public organizations matter, now more than ever. Be it hospitals providing us healthcare, schools offering us education, police officers keeping our streets safe, museums safeguarding our cultural heritage, one can provide multiple examples of how public organizations impact our daily lives. But running public organizations is complex and expectations towards these organizations have never been greater — they need to be efficient and effective, provide high-quality and equitable services, and be responsive towards the citizens they serve.

Making public organizations work biedt een op onderzoek gebaseerd overzicht van publieke managementactiviteiten die publieke managers, of mensen die dat willen worden, helpen om na te denken over hun prestaties en deze te verbeteren. Het is hét boek voor iedereen die geïnteresseerd is in de praktijk van het leiden van publieke organisaties en richt zich op het managen van hervormingen, prestaties en waarden; het managen van publieke organisaties en netwerken; en het managen van bureaucraten, politici en burgers op straatniveau. Theoretische inzichten worden concreet gemaakt aan de hand van praktijkvoorbeelden van publieke organisaties over de hele wereld.

Making public organizations work provides a research-based overview of public management activities that help public managers, or people aspiring to become one, reflect on and enhance their performance. It is the go-to book for anyone interested in the practice of running public organizations and centers on managing reforms, performance and values; managing public organizations and networks; and managing street-level bureaucrats, politicians and citizens. Theoretical insights are made concrete through real-life cases from public organizations around the world.

Bibliography

George, B. (2021) Making public organizations work. Gent: Borgerhoff & Lamberigts.

Over een waakhond

Op 8 april 2019 werd het boek ‘Oproep van een waakhond’ van Prof. Mr. Pieter van Vollenhoven, geschreven als voorzitter van de Stichting Maatschappij en Veiligheid (SMV) uitgebracht. In de zomer van 2018 schreef de heer Van Vollenhoven een brief ‘Een kritische waakhond voor de veiligheid?’ en zond deze naar een groep personen in Nederland met het verzoek hierop te reageren.

In deze brief uit de auteur zijn zorgen over het zich niet houden aan de veiligheidsregels (het ‘gesjoemel’) en het niet in praktijk brengen van aanbevelingen, waarschuwingen en adviezen op het gebied van veiligheid. Een kritische waakhond is zijns inziens nodig om hierover te waken.

In zijn boek stelt prof mr. Pieter van Vollenhoven voor dat er een onafhankelijke en deskundige Nationale Veiligheidsinspectie komt, waarin de veiligheidstaken van de bestaande Inspecties worden ondergebracht. Net als de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) zou deze Veiligheidsinspectie op uniforme wijze voor alle sectoren werken en zich uitsluitend richten op het lering trekken en het verbeteren van de veiligheid. Met als belangrijk verschil natuurlijk dat de OVV pas een onderzoek start na een voorval of ramp en de NVI gericht is op het voorkomen daarvan.

Een aantal van de personen die de brief hebben ontvangen, om precies te zijn 45, hebben een reactie geschreven. De reacties overziend worden de veiligheidszorgen gedeeld, het principe van een waakhond onderschreven, maar ten aanzien van het optuigen van een zoveelste nieuwe organisatie zijn de reacties terughoudend. Hoe wel is de vraag die blijft staan.

Mijn reactie van 23 november 2018, geschreven als bestuurder en directeur van het netwerk van PRIMO Europe, respectievelijk PRIMO Nederland – en zoals opgenomen in het extra gepubliceerde boek met alle formele reacties – wordt hierbij integraal gedeeld:

“Hooggeleerde heer Van Vollenhoven,

Public Risk Management Organisation (PRIMO) heeft met grote belangstelling kennisgenomen van uw brief met betrekking tot “Een kritische waakhond voor de Veiligheid”. Wij stellen het op prijs een korte reactie te mogen geven als organisatie die het managen van publieke risico’s in haar missie heeft: ‘We care about good governance”. Zij is opgericht als vereniging Europees in Straatsburg in 2005 en in Nederland te Den Haag in 2006.

Wij herkennen de analyse die u geeft zeer. Elke zin in uw pleidooi is raak. U schrijft onomwonden en gaat naar het hart van wat goed bestuur zou behoren te zijn. De door u bepleite waakhond zou qua rol reeds belegd moeten zijn, dachten wij in ons democratisch bestel bij Tweede Kamer, Provinciale Staten, Gemeenteraad en Algemeen Bestuur van Waterschappen. Zij immers hebben een controlerende taak. Het zou ook onderdeel dienen uit te maken van de handel en wandel van elk publieke leider, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Punt is dat bezien vanuit veiligheid de wereld er gefragmenteerd en gesegmenteerd uitziet. De hele keten van veiligheid is uitgerekt, uitgestrekt en geparcelleerd. U verwoordt dit treffend. Het integraal verbeteren op veiligheid werkt niet.

Als de samenleving kan worden beschouwd als een ecosysteem en veiligheid als integrale waarde ervan, dan zou de waakhond symbool kunnen staan voor het eigenaarschap van veiligheid en daarbij de gedaante aan kunnen nemen van die van rentmeester, van hoeder. Een systeem kan alleen groeien, in dit geval in de ontwikkeling en de borging van veiligheid, indien zij leert van haar fouten, dit door deze te zien als een onderdeel van groei, te erkennen en te adresseren. Alle principes van de high reliability organisation gelden hier, denken wij.

Wij onderschrijven uw analyse en pleidooi voor acteren van harte. Wij willen nog iets toevoegen. Een waakhond is met name effectief, indien de eindverantwoordelijkheid ook integraal en onafhankelijk van de deelbelangen kan worden belegd én democratisch kan worden verankerd. Wil de overheid betrouwbaar zijn, dan dienen bevoegdheden, geld en middelen aanwezig te zijn om verbeteringen in het systeem te kunnen doorvoeren en zelfs af te dwingen. Het spreekwoordelijke Geen geld, geen Zwitsers geldt te allen tijde, ook hier.

De door u bepleitte waakhond zou volgens ons de gedaante aan kunnen of misschien wel moeten nemen van rentmeester (van de veiligheid), dit in de vorm van een eindverantwoordelijk bestuurder/manager in het land, die met democratisch gezag kan en mag opereren, zeker in het doorvoeren en afdwingen van systemische verbeteringen.

Hoogachtend,

Ir. J.P. (Jack) Kruf, President/Directeur”

The confirmation bias in us

Jack Kruf

Some things are remarkable and for most leaders and managers hidden or simply unnoticed. One of them is confirmation bias. Within science and literature, it is described, researched and elaborated over and over again, throughout history in fact, beginning with the Greek historian Thucydides (Dent, 1910). He wrote:

… for it is a habit of mankind to entrust to careless hope what they long for, and to use sovereign reason to thrust aside what they do not fancy.”  

The definition of Haselton et al. (2005): a systematic pattern of deviation from norm or rationality in judgment. It ads to this the interpretation:

Individuals create their own “subjective reality” from their perception of the input. An individual’s construction of reality, not the objective input, may dictate their behavior in the world. Thus, cognitive biases may sometimes lead to perceptual distortion, inaccurate judgment, illogical interpretation, or what is broadly called irrationality.

Generally spoken we, humans, have some ’embedded heuristics’ which Daniel Kahneman and Amos Tversky described as ‘highly economical and usually effective but lead to systematic and predictable errors’. It is an aspect to be aware of when chairing or participating in a meeting. It is mentioned as a key driver in risk management theories. It can creep into the discussion and decision making process, staying unnoticed and dressed as humor, good-spirit, support, collegiality and optimism.

This steering mechanism in our brains can be defined according to Cambridge Dictionary “as the way a particular person understands events, facts, and other people, which is based on their own particular set of beliefs and experiences and may not be reasonable or accurate.”

Confirmation bias is also about the internal “yes man“, echoing back a person’s beliefs like Charles Dickens‘ character Uriah Heep in his book David Copperfield. Uriah, the clerk is “cloying humility, obsequiousness, and insincerity, making frequent references to his own ‘humbleness’” (Wikipedia).

In a short but excellent video Jason Zweig (2009) explains how this mechanism is related to the handling of our own stocks and investments, this in addition to his article. Confirmation bias is all over the place in the stock-market. It is studied extensively. Zweig gives advice on how to ignore the yes-man in our heads.

Social psychologist Richard Stanley Crutchfield discovered that 1/3 of the people ignored what they saw and went with the consensus. People within a research experiment (and this has been done over and over again) al agreed on a certain question when they were not exposed to the answers of others. But when they heard that every one of their group disagreed (before they gave their judgment), 31 to 37 percent said they did not agree!

Solomon Asch (Gardner, 2009) also concluded later in new experiments,  that “overall, people conformed to an obviously false group consensus one-third of the time”. Inline with what Crutchfield discovered earlier. Gardner concludes:“We are social animals and what others think matters deeply to us… we want to agree with the group” and “it certainly is disturbing to see people set aside what they clearly know to be true and say what they know to be false.”

From the evolutionary perspective there is the human tendency to conform is not so strange. We are gregarious after all. It is the survival perspective to best to follow the herd. Gardner: “We also remain social animals who care about what other people think. And if we aren’t sure whether we should worry about a certain risk, it matters where other people are worried about seem to make a huge difference.”

The other way around though is that also the government is sensitive for anchoring. Governments anchor on popular opinions. It influences the way they respond. And this mechanism could be at the basis of the rising populistic wave on which political parties surf their campaigns and public leaders base their decisions upon. Reading the news and following the political debates, it becomes clear that scientists have found and described realistic and fundamental mechanisms of us. We know how predictable we are, but often do not want to know about this.

Cas Sunstein (Gardner, 2009) elaborated the consequence of this mechanism on an individual level when information is coming in. He concluded that belief causes confirmation bias, and therefor in-coming information is screened thoroughly. If it supports the own conviction the incoming information is readily accepted. If not, it is ignored, scrutinized carefully or flatly rejected. Isn’t this recognisable in the debates we share, attend and see in the media by some leaders (in fact the wrong word). And isn’t this a mechanism we recognise in ourselves. Let us be honest.

Being aware of this bias, as Kahneman and Tversky stated (1974a), could contribute to improved public governance:

understanding of these heuristics and of the biases to which they lead could improve judgments and decisions in situations of uncertainty’. For me is knowing that 1/3 of the people in a meeting could have an interesting view – which is not shared due to confirmation bias (or possible group consensus, which actually can develop in every meeting –  a true eye-opener. And a personal conviction to find a way to get the best out of each meeting by creating an open mind setting and safety within the group. It can and may not be that precious knowledge, enriching experiences or clear views are getting lost in the melee of the groups dynamic.”

So, creating space for each individual in the battle of the group process is crucial. It is a challenging task. More than that, a renaissance for the individual.

Bibliography
Cambridge Online Dictionary.

Dent, J. M. (1910) Thucydides. The Peloponnesian War. London, New York: E. P. Dutton.

Dickens, C. (1850) The Personal History, Adventures, Experience and Observation of David Copperfield the Younger of Blunderstone Rookery. London: Bradbury & Evans.

Gardner, D. (2009) Risk: The Science and Politic of Fear. London: Virgin Books.

Haselton M., Nettle D., Andrews, P. (2005) The evolution of cognitive bias. In Buss DM (ed.). The Handbook of Evolutionary Psychology (PDF). Hoboken, NJ, US: John Wiley & Sons Inc.

Kahneman, D. & Tversky, A. (1974a) Jugdement under Uncertainty: Heuristics and Biases. Science, Volume 185, pp. 1124-1131

Kahneman, D. & Tversky, A. (1974) Jugdement under Uncertainty: Heuristics and Biases. Science, Volume 185, pp. 1124-1131

Sunstein, C. (2005) Laws of Fear: Beyond the Precautionary Principle Principle. Cambridge: Cambridge University Press.

Wikipedia, Uriah Heep. https://en.wikipedia.org/wiki/Uriah_Heep

Wikipedia. Cognitive bias. https://en.wikipedia.org/wiki/Cognitive_bias

Zweig, J. (2009) How to ignore the yes-man in your head. Wall Street Journal. New York:  Dow Jones & Company.

Picture: Kruf, L. (2005) Twist. Breda: private collection.

Risicomanagement is een vorm van topsport

Vincent Jeitler

Volgens Kruf (red.: in zijn bijdrage aan Wat als?, een uitgave van VNG Risicobeheer) krijgt risicomanagement niet de bestuurlijke aandacht die het verdient. “Bestuurders zien het vaak als iets negatiefs. Mensen denken graag optimistisch, praten over kwetsbaarheden past daar niet in.”

Kruf wil een lans breken. “Risicomanagement leidt juist tot succes, het helpt bijvoorbeeld om collegedoelen te realiseren. Ik vergelijk risicomanagement vaak met topsport. Kijk naar een Tom Dumoulin of Max Verstappen. Samen met hun team kijken ze wat nodig is om de race te winnen en hoe ze eventuele kwetsbaarheden kunnen ondervangen. Ze laten niets aan het toeval over. Hun drive is om continu te verbeteren in processen, voeding, materialen enzovoorts. Ze willen immers zo goed mogelijk kunnen presteren.”

Ook Tom en Max doen aan risicomanagement

Risicomanagement staat voor Kruf gelijk aan secuur, respectvol én vooral zorgvuldig besturen. “Het is eigenlijk een vorm van topsport. Ieder college wil toch dat zijn programma optimaal en daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Risicomanagement voorkomt missers en tegenvallers én helpt bestuurders realiseren wat ze aan hun inwoners hebben beloofd.”

Van weerstandsparagraaf naar paragraaf besturing

Als gemeentesecretaris heeft hij de invoering van de weerstandsparagraaf van dichtbij meegemaakt. “Het was een eerste stap in het integraal denken over risicomanagement binnen regionale en lokale overheden. De weerstandsparagraaf heeft echter vooral een financieel en verdedigend karakter. De berekening van het weerstandsvermogen is erg academisch en wordt door veel raadsleden, bestuurders en ambtenaren nauwelijks begrepen. Het leidt tot vaak vreemde discussies bij de begrotingsbehandeling”, legt Kruf uit.

“Alle kennis is in en rondom het gemeentehuis aanwezig om tot goede sturing te komen. De kunst is de systeemwereld van de overheid open te stellen voor en te verbinden met de leefwereld van de samenleving. Dan komen er mooie oplossingen. De gemeente is immers zelf radar in een groter geheel. Dialoog zorgt ervoor dat deze energie vrijkomt”, benadrukt hij.

Mede daarom pleit hij namens PRIMO voor de invoering van een zogeheten bredere ‘Paragraaf Besturing’. Uit onderzoek blijkt namelijk dat één van de risico’s voor bijvoorbeeld budgetoverschrijding of het niet halen van doelen van collegeprogramma’s ‘het besturen’ zelf is. “Slechts 12% van alle plannen komt tot uitvoering. Dat is weinig effectief en verspilling van middelen”, zegt Kruf. Hij pleit ervoor om inhoud en besturing dichterbij elkaar te brengen, veel dichter dan vaak nu het geval is.

De nieuwe paragraaf zou volgens PRIMO vóóraf moeten vastleggen hoe de (be)sturing van het college- programma eruitziet, bijvoorbeeld welke rol maatschappelijke partners hierin kunnen en moeten spelen en wat voor soort leiderschapsstijl van bestuurders daarbij past. “Iedere opgave vraagt immers om een andere aanpak. Zo is voor de energietransitie een verbindende leiderschapsstijl naar bedrijfsleven en maatschappelijke partners nodig, terwijl cybersecurity gebaat is bij ‘blauwe’ leiders. Door nadrukkelijker de inhoud en de besturing aan elkaar te koppelen, verklein je de risico’s – de afwijkingen van het beoogde – en vergroot je de kans dat je als gemeente daadwerkelijk raak schiet met plannen en projecten”, zegt Kruf stellig.

Einsteins theelepeltje

Om te komen tot een dergelijke paragraaf, heeft PRIMO – ook Europees – een raamwerk met concrete vragen en aandachts- punten voor besturen opgesteld. Dit heeft zij gedaan samen met leden en experts binnen haar netwerk. Dit raamwerk helpt om programma’s en projecten effectief en doelmatig uit te voeren.

“Een college zou bij een nieuw programma zijn gemeentesecretaris en concerncontroller als eerste moeten betrekken om de Paragraaf Besturing te schrijven”, vindt Kruf. Immers, gemeentesecretarissen en concerncontrollers hebben als eerste adviseurs bij uitstek het overzicht over alle onderwerpen én inzicht in het totale krachtenveld.

Kruf gaat verder: “Zij weten hoe inhoud en besturing gekoppeld kunnen worden en wat daarvoor nodig is. Of zoals Einstein het ooit zei: ’in een theelepel zit genoeg energie om een grote stad een jaar lang te kunnen verlichten. De kunst is om het eruit te krijgen’.” Diezelfde energie zit volgens Kruf vaak opgesloten in de betrokkenen: ambtenaren, burgers en bedrijven.

Dialoog zorgt ervoor dat energie vrijkomt

“Alle kennis is in en rondom het gemeentehuis aanwezig om tot goede sturing te komen. De kunst is de systeemwereld van de overheid open te stellen voor en te verbinden met de leefwereld van de samenleving. Dan komen er mooie oplossingen. De gemeente is immers zelf radar in een groter geheel. Dialoog zorgt ervoor dat deze energie vrijkomt”, benadrukt hij.

Het raamwerk van PRIMO helpt deze energie beter te ontsluiten en effectiever te richten. “Uiteindelijk is het aan ieder college en elke gemeenteraad om niet alleen in control te zijn, maar ook te komen tot het beloofde resultaat én dat liefst zo effectief moge- lijk. Middelen zijn schaars en belastinggeld moet optimaal worden besteed.” Kruf geeft een impressie van de vragen die in het raamwerk aan bod komen en die dus vóóraf besproken moeten worden.

___________

10 Vragen voor iedere bestuurder en elk college

        1. In hoeverre is het plan financieel uitvoerbaar en wat zijn de mogelijke financiële risico’s die we lopen?
        2. Welke ontwikkelingen kunnen zich voordoen tussen start en finish en met welke scenario’s moeten we rekening houden?
        3. Kennen wij de problematiek van onze inwoners en organisaties goed genoeg om te kunnen sturen? Hoe adequaat zijn onze diagnoses eigenlijk?
        4. Hoe verbinden wij voortdurend de wereld van de gemeente met de wereld van onze doelgroepen en wat betekent dat voor onzemanier van werken?
        5. Wat pakken we als gemeente op en wat laten we aan de samenleving?
        6. Hoe nemen en tonen wij verantwoordelijkheid voor het wel en wee de stad, haar organisaties en burgers en welke leiderschapsstijl past daarbij?
        7. Wat is nodig in capaciteit en kwaliteit om de bestuurlijke ambities daad- werkelijk uit te kunnen voeren?
        8. Hoe werken we samen met hogere en lagere overheden om onze doelen te realiseren?
        9. Hoe werken wij samen met en sturen wij op partners in de keten, zoals maatschappelijke organisaties, bedrijven, investeerders, wetenschap en onderwijs?
        10. Op welke global goals sturen wij eigenlijk en welke global risks zijn van toepassing op onze gemeente?

___________

Juichend over de finish

Over enkele jaren volgt de invoering van het bestuurlijke ‘in control statement’. In plaats van een accountant moet het bestuur zelf laten zien dat het ‘in control’ is door een verklaring af te geven voor zijn eigen werkwijze en sturing als verantwoording aan kiezer en samenleving. Daarmee wordt de koppeling van inhoud, besturing en bedrijfsvoering een logische volgende stap.

“Juichend over de finish komen is toch de droom van iedere bestuurder”, stelt Kruf. “Dit betekent immers succes. Dus moet je als college nadenken over wat er nodig is om winnend over de streep te komen.” Volgens hem verdient het management van publieke risico’s die verbonden zijn aan zaken zoals klimaatverandering, cybersecurity, maatschappelijke zorg en effectieve energietransitie een plek aan elke college- en managementtafel.

“Dialoog aan de top gaat niet alleen over doelen, maar ook over mogelijke, acceptabele en niet-acceptabele afwijkingen en de daarvoor benodigde sturing. Deze dialoog bevordert de professionaliteit, veerkracht en weerbaar- heid van alle betrokken organisaties. Risicomanagement betekent niets aan
het toeval willen overlaten, secuur werken, over de juiste informatie beschikken, durven innoveren, weten wat de gevolgen voor de samenleving zijn, deze onder ogen durven zien en je plek daarin vinden. Kortom, het is leiderschap tonen en alles aangrijpen om te willen verbeteren, om te willen winnen. Een vorm van topsport dus. Zo bezien is risicomanagement best een sexy onderwerp”, glimlacht Kruf.

Bibliografie

Jeitler, V. en Nan, M. (red.) (2018) Wat als?. Den Haag: VNG Risicobeheer.